Después de haber llevado a cabo la implantación del escenario se deben identificar las necesidades de cada usuario, pudiendo así diseñar un sistema de accesos según sea el perfil del usuario, es decir definir las partes del programa a las que cada usuario necesita tener acceso y qué tipo de acceso y qué tipo de acceso va a ser: modificable, de consulta, exploración de datos, etc.
Una solución para esto sería crear unos manuales que se ajusten a la información que cada grupo necesita tener a su alcance. Hay que tener en cuenta que el nivel del personal a formar, dependiendo del tipo de empresa, puede ser muy distinto.
Además no siempre será posible dotar de un cierto nivel similar al personal de ahí precisamente la importancia de facilitar al máximo la tarea de aprendizaje con manuales ajustados a sus necesidades.
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